○乙訓環境衛生組合文書取扱規程
平成15年3月25日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条～第8条)
第2章 文書の受領、配付及び収受(第9条・第10条)
第3章 文書の処理(第11条～第17条)
第4章 文書の発送(第18条～第19条)
第5章 文書の整理及び保管(第20条～第25条)
第6章 文書の保存及び廃棄(第26条～第32条)
第7章 雑則(第33条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、組合における文書事務の能率的な運営を図るため、その取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が適性かつ能率的に行えるように処理し、管理しなければならない。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書(図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)をいう。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件に該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書主管課及び文書主管課長の職務)
第4条 文書主管課は、総務課とする。
2 総務課長は、組合における文書事務を統括し、文書の収受、発送、保管、保存、廃棄等必要な事務を掌理する。
3 総務課長は、各課の文書事務の処理について常に調査を行い、その指導に当たるとともに、必要なときは、適当な処置を命ずることができる。
(課長の職務)
第5条 課長は、常に当該課における文書事務が適正かつ円滑に行われるよう留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱責任者)
第6条 文書取扱責任者を課ごとに置き、庶務を担当する係長又は主査をもって充てる。
(文書取扱責任者の職務)
第7条 文書取扱責任者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書処理の年度)
第8条 文書処理の年度は、次に掲げるもののほか4月1日から翌年3月31日までとする。
(1) 公示令達文書(指令を除く。)
(2) 議会の会議録、議案及び議決書
(3) その他総務課長が指定するもの
第2章 文書の受領、配付及び収受
(文書の受領及び配付)
第9条 到着した文書は、各課において直接受領したものを除き、総務課において受領するものとする。
2 総務課において受領した文書は、封筒等表面に受付印(別記様式第1号)を押印し、あて先別に区分して関係課に配付する。この場合において、配付先が明確でないものについては、開封のうえ配付する。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書処理カードの貼付又は文書収受簿への記載を省略することができる。
(1) 儀礼的な通知書、案内書等で軽易なもの
(2) 新聞、定期刊行物、パンフレットその他これらに類するもの
(3) 庁内連絡文書等軽易なもの
(4) その他回答等の事務処理を要しない軽易なもの
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第11条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(事案の処理)
第12条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。
2 決裁文書は、次に掲げる場合を除き起案書(別記様式第5号)を用いて行わなければならない。
(1) 定例的に取り扱う事案の処理を行う場合であって、一定の帳票により起案できるとき。
(2) 軽易な事案の処理を行う場合であって、文書処理カード又は軽易な事案に係る文書の余白に必要事項を記載して処理できるとき。
(3) 法令等別に定めのあるとき。
(起案文書の作成)
第13条 起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 法令等により定められたもの及び総務課長が特に必要と認めるものを除き、左横書き及び口語体とすること。
(2) 起案文書には、内容のよくわかる標題をつけ、本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔明瞭に記載し、必要により、最小限の関係文書及び参考資料等を添付すること。
(3) 経費を伴う事案についての起案文書には、予算との関係を明らかにすること。
(起案文書の審査)
第14条 起案文書は、次に掲げる事項について文書取扱責任者の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。
(1) 起案文書の件名、起案の年月日、保存年限及びその他必要事項
(2) 決裁権者及び決裁権の根拠
(3) 前各号に定めるもののほか、起案文書の形式、用字、用語及び課長が指示する事項
(回議)
第15条 起案文書は、所管の係長から順次所属上司の承認を得て、決裁権限を有する者の決裁を受けなければならない。この場合において、当該起案文書については決裁権者欄の該当箇所に○印を付し、不要となる欄は斜線で抹消する。
2 前項に規定する場合において、回議を受けた者が当該文書について承認するときは、承認の旨押印しなければならない。
(合議)
第16条 他の課に関係のある文書は、主管の課の回議を終えた後、決裁権限の有する者の決裁を受けるまでに、乙訓環境衛生組合事務決裁規程(平成5年訓令第1号)の定めるところにより、その関係する課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた課長に異議がある場合は、主管課長と協議し、協議が整ったときは、協議経過を起案文書に明記して決裁権限を有する者に回付するものとし、なお決定しないときは、意見を付して上司の指示を受けなければならない。
3 合議を終えた後主管課において原案を改廃したときは、関係ある課長に通知しなければならない。
(回議の緊急処理及び持回り)
第17条 起案文書で緊急を要するものは、決裁板の上部に「至急」を表示するものとする。
2 急施、秘密又は説明を要する文書は、決裁若しくは承認を得、若しくは閲覧に供し、又は意見を調整するため自ら持回りをしてこれを行うことができる。
第4章 文書の発送
(公印)
第18条 発送を要する文書には乙訓環境衛生組合公印規程(昭和40年規程第1号)及び乙訓環境衛生組合議会公印規程(平成12年議会規程第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
(1) 行事等の通知連絡文書、案内状、あいさつ状等の書簡で軽易なもの
(2) 回答等で直接法律効果を生じない文書
(3) 刊行物、資料等の送付文書
(4) その他軽易な文書
2 公印を使用する場合は、公印押印簿(別記様式第6号)に必要事項を記載し、公印管理者の承認を受けなければならない。
(電子署名)
第18条の2 前条の規定にかかわらず、電子署名を付さなければならない文書については、電子署名を付与しなければならない。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名簿(別記様式第7号の2)に必要事項を記載し、電子署名を付与する文書に係る決裁済文書を当該文書に添えて、総務課長に呈示し、その承認を受けなければならない。
(文書の発送)
第19条 文書の発送に当たっては、別に総務課長が定める記号、発送番号及び年月日を記入し、文書発送簿(別記様式第7号)に記載しなければならない。ただし、収受に基づいて発送する文書については、その旨を文書収受簿に記載しなければならない。
2 前項の発送番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日をもって終わる一連番号とする。
3 文書の発送は、直接主管課で発送する必要がある場合を除き、すべて総務課が行う。
4 文書を発送しようとするときは、主管課において封かん又は包装し、総務課で郵便切手受払簿(別記様式第8号)に記載のうえ、所定の郵便切手の交付を受けるものとする。
第5章 文書の整理及び保管
(整理及び保管の原則)
第20条 文書は、系統的に整理、配列及び保管し、必要な文書が必要なときに、速やかに取り出せるようにしておかなければならない。
2 文書取扱責任者は、課内の文書の整理保管状況を常に点検し、文書の円滑な整理保管に努めるものとする。
(各課における保管)
第21条 完結文書で保存年限の満了しないものは、原則として、当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度終了の日、文書の処理が暦年によるものは翌年の末日まで、各課で保管するものとする。
(文書の整理及び保管)
第22条 文書の保管用具は、原則としてA4の4段ファイリングキャビネットとする。
2 完結文書及び未完結文書でその内容がすでに処理されているものは、原則としてとじないでフォルダーに収納しなければならない。
3 現年度のフォルダーはファイリングキャビネットの上段に、前年度のフォルダーは下段に収納するものとする。
(懸案文書の整理保管)
第23条 懸案文書(調査検討中及び起案中の未処理文書をいう。)は、個人ごとに懸案フォルダーによりファイリングキャビネットの所定の場所に収納し、常にその保管場所を明らかにしておかなければならない。
(ファイル管理表の作成等)
第24条 文書取扱責任者は、毎年保管文書の移換え時までにファイル管理表(別記様式第9号)を作成しなければならない。
(保管文書の移換え)
第25条 文書の移換えは、毎年4月末日までに現年の保管文書を前年度文書の保管場所に移し換えなければならない。ただし、常用文書、資料及び年度内に完結しなかった文書については、移換えを行わないことができる。
第6章 文書の保存及び廃棄
(保存年限)
第26条 文書の保存年限は、永年、10年、5年及び1年とする。ただし、法令等に特別の定めがあるものは、その年限とする。
2 保存年限は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書の処理が暦年によるものは、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
3 保存年限は、別表の規定に基づき決定しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第27条 各課長は、移換え後1年を経過した文書でなお保存を必要とする文書を総務課長に引き継ぐものとする。
2 前項の規定により引継ぎを行うときは、個別フォルダーを保存年限別に区分して文書保存箱に収納し総務課長に提出しなければならない。
(文書の保管)
第28条 総務課長は、前条の規定により、完結文書の引継ぎを受けたときは、当該完結文書の適否を審査し、適当と認めたものについては書庫及び書庫以外の保管場所に収蔵しなければならない。
(保存文書の貸出し)
第29条 執務のため保存文書の貸出しを受けようとするときは、総務課長の許可を受けなければならない。
2 保存文書の貸出し期間は、5日以内とする。
(禁止事項)
第30条 保存文書は、これを抜取り、取替え、添削し、他に転貸し、又は許可なく部外者に閲覧させ、若しくは複写させてはならない。
(保存文書の廃棄)
第31条 完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に収蔵したものにあっては、文書引継書にその旨を記載したうえ総務課長において、その他のものにあっては関係課長において廃棄するものとする。
2 保存期間中の文書であっても、総務課長が保存の必要がないと認めたときは、関係課長と協議のうえ廃棄することができる。
(保存文書の延長)
第32条 保存期間が満了した保存文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、総務課長は関係課長と協議のうえさらに期間を定めて保存することができる。
第7章 雑則
(委任)
第33条 この規程の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
(乙訓環境衛生組合簿冊整理規程の廃止)
2 乙訓環境衛生組合簿冊整理規程(昭和40年規程第4号)は、廃止する。
(乙訓環境衛生組合処務規程の一部改正)
3 乙訓環境衛生組合処務規程(昭和40年規程第1号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成19年3月26日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月24日訓令第4号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。ただし、第2条の規定は、平成20年4月7日から施行する。
附則(平成24年9月1日訓令第4号)
この訓令は、平成24年9月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和6年4月1日訓令第1号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第26条関係)
ア 共通文書
文書名 | 取扱い | 保存年限 |
(1) 共通全般 |
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庁内通知 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
照会・回答(庁内) |
| 1 |
事務分掌表 | 新版と差替え | ― |
事務引継書 | 不必要となった時点で廃棄 | 1 |
幹部会議 |
| 1 |
(2) 広報・情報公開 |
|
|
広報紙 | 広報紙等依頼原稿含む | 1 |
情報公開 | 公開請求書・決定通知(控) | 5 |
(3) 例規・文書 |
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|
例規立案 | 条例・規則・訓令・要綱制定改廃 | 5 |
公示・公告 |
| 5 |
ファイル管理表 | 年度別に分冊。原本は総務課で永年保存 | 5 |
(4) 議会 |
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|
議案書 |
| 1 |
答弁資料 |
| 1 |
要求資料 |
| 1 |
(5) 人事・給与 |
|
|
人事・服務・給与通知 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
各種休暇届 | 翌月指定日までに総務課へ | ― |
(6) 研修・福利厚生 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
研修・講演・講座通知 | 〃 | 1 |
職員健康診断 | 〃 | 1 |
市町村職員共済組合 | 〃 | 1 |
市町村職員厚生会 | 〃 | 1 |
(7) 予算編成 |
|
|
予算編成方針・通知 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
予算書 |
| 5 |
当初予算見積書 |
| 5 |
補正予算見積書 |
| 5 |
(8) 予算執行 |
|
|
予算執行方針・通知 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
執行計画書・通知書 |
| 1 |
領収済通知書 |
| 5 |
財務関係伝票(課控) |
| 5 |
(9) 決算 |
|
|
決算通知・報告書 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
決算書 |
| 5 |
(10) 監査 |
|
|
監査通知・報告 | 内容により適宜又は移換え時廃棄 | 1 |
監査結果 |
| 5 |
(11) 備品・物品 |
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|
共通備品要求依頼 |
| 1 |
備品台帳 | 記載備品が廃棄されるまで | ― |
イ 共通文書以外の文書
永年保存 | 10年保存 | 5年保存 |
○重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 | ○比較的重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 | ○比較的軽易な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 |
○条例、規則、訓令及び重要な通達、要綱等の制定及び改廃に関する文書 |
|
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○告示、公示、公表その他公示に関する文書で重要なもの | ○告示、公示、公表その他公示に関する文書で比較的重要なもの | ○告示、公示、公表その他公示に関する文書で比較的軽易なもの |
○議会関係の文書で重要なもの | ○議会関係の文書で比較的重要なもの | ○議会関係の文書で比較的軽易なもの |
○他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの | ○他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書 |
|
○審査請求、訴訟等に関する文書で重要なもの | ○審査請求、訴訟等に関する文書で比較的重要なもの |
|
○通知、申請、届出、報告及び進達に関する文書で重要なもの | ○通知、申請、届出、報告及び進達に関する文書で比較的重要なもの | ○通知、申請、届出、報告及び進達に関する文書で比較的軽易なもの |
○許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で重要なもの | ○許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的重要なもの | ○許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的軽易なもの |
○管理者及び会計管理者の事務引継に関する文書 | ○事務局長、参事及び次長の事務引継に関する文書 | ○課長及びそれに相当する者の事務引継に関する文書 |
○職員の任免及び賞罰に関する文書 |
|
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○職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で重要なもの | ○職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で比較的重要なもの | ○職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で比較的軽易なもの |
○重要な儀式、表彰及び行事に関する文書 | ○比較的重要な儀式、表彰及び行事に関する文書 | ○儀式、表彰及び行事に関する文書 |
○予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で重要なもの | ○予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的重要なもの | ○予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的軽易なもの |
| ○金銭の出納に関する証拠書類 |
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○契約及び協定等に関する文書で重要なもの | ○契約及び協定等に関する文書で比較的重要なもの | ○契約及び協定等に関する文書で比較的軽易なもの |
○公有財産の取得及び処分に関する文書 |
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○公有財産の管理に関する文書で重要なもの | ○公有財産の管理に関する文書で比較的重要なもの | ○公有財産の管理に関する文書で比較的軽易なもの |
○補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの | ○補助金の申請及び交付に関する文書で比較的重要なもの | ○補助金の申請及び交付に関する文書で比較的軽易なもの |
○寄附又は贈与の受納に関する文書で重要なもの | ○寄附又は贈与の受納に関する文書で比較的重要なもの | ○寄附又は贈与の受納に関する文書で比較的軽易なもの |
○損失補償及び損害賠償に関する文書で重要なもの | ○損失補償及び損害賠償に関する文書 |
|
○工事施工図書等で重要なもの | ○工事施工図書等で比較的重要なもの | ○工事施工図書等で比較的軽易なもの |
○台帳、原簿等で重要なもの | ○台帳、原簿等で比較的重要なもの | ○台帳、原簿等で比較的軽易なもの |
○前各項に掲げる文書に類するものその他永年保存を必要と認める文書 | ○前各項に掲げる文書に類するものその他10年保存を必要と認める文書 | ○前各項に掲げる文書に類するものその他5年保存を必要と認める文書 |
1年保存
1 決定事項の単なる連絡に関する文書
2 一時的な各種照会、回答等の往復文書
3 係員の事務引継に関する文書
4 共通文書に掲げる文書に類するものその他1年の保存を認める文書で永年、10年及び5年に属さないもの。
